My Arkevia se présente comme un coffre‑fort numérique pensé pour la gestion des documents RH et administratifs, combinant sécurité, traçabilité et accès permanent. Conçu pour répondre aux besoins des salariés et des services RH, il centralise bulletins, contrats et justificatifs, propose une conservation certifiée jusqu’à 50 ans et facilite les partages ponctuels ou permanents. L’outil s’intègre dans des flux SIRH, automatise l’envoi des documents de paie et permet une personnalisation des droits d’accès. Accessible depuis un navigateur moderne ou une application mobile, il propose des notifications et des journaux d’audit pour démontrer la conformité lors d’un contrôle. Le récit d’une PME fictive, « Atelier Lumière », sert de fil conducteur pour illustrer les usages concrets : réduction du papier, gains de productivité et gestion simplifiée des départs. Ce dossier pratique éclaire sur l’inscription, les quotas, la sécurité, les intégrations et les limites à connaître avant de se lancer.
En bref :
- Accès 24h/24 (connexion possible entre 00:00 et 23:59) avec notifications configurables.
- Conservation certifiée 50 ans pour répondre aux obligations d’archivage.
- Quota par défaut 100 Mo ; taille maximale recommandée par fichier personnel : 2 Mo.
- Partage paramétrable (durée 1 heure à 30 jours ; droits : lecture, modification, téléchargement, suppression).
- Sécurité : chiffrement AES‑256, TLS, horodatage et journaux d’audit.
- Intégration SIRH et automatisation : envoi automatique des bulletins le jour de paie.
My Arkevia : présentation et rôle dans la gestion documentaire RH
My Arkevia se définit comme un coffre‑fort numérique conçu pour centraliser les documents à valeur probante de la sphère professionnelle. Il cible principalement les bulletins de paie, les contrats de travail, les certificats et autres justificatifs indispensables à la gestion des carrières. La particularité réside dans la combinaison de conservation longue durée (jusqu’à 50 ans) et d’une traçabilité fine des actions (horodatage, logs d’accès).
Pour une PME comme « Atelier Lumière », le passage à une telle solution apporte un avantage tangible : finies les étagères pleines de dossiers papier et les demandes récurrentes au service RH. Les bulletins sont déposés automatiquement par le logiciel de paie, accessibles depuis un navigateur et téléchargeables au format PDF pour un usage bancaire ou administratif.
Définition et valeur ajoutée
La valeur ajoutée de My Arkevia s’articule autour de trois axes : sécurité, accessibilité et conformité. Le chiffrement des données, l’horodatage et la signature électronique renforcent la valeur probante des fichiers. L’accès multipériphérique (ordinateur, smartphone) et la configuration des notifications augmentent l’efficacité opérationnelle des utilisateurs.
Cas pratique : Atelier Lumière
Dans l’exemple d’Atelier Lumière, 120 salariés ont vu la recherche d’un bulletin passer de “plusieurs heures” à “quelques minutes”. Les gains mesurés se matérialisent par une baisse de 60 % du volume d’archives papier et un temps RH libéré pour des tâches à forte valeur ajoutée. En matière de conformité, la présence d’horodatages a accéléré les réponses lors d’un contrôle interne.
Idée reçue répandue : croire que tout coffre‑fort numérique se ressemble. En réalité, les différences tiennent aux niveaux de chiffrement, aux politiques de rétention et aux possibilités d’intégration SIRH. Cette variation a un impact direct sur la sécurité juridique et les coûts opérationnels.
Alternatives selon le profil : pour un salarié en début de carrière, 100 Mo suffisent souvent ; pour un collaborateur qui conserve des scans en haute définition, un quota augmenté (200–500 Mo) est recommandé. Limites : si l’adresse e‑mail professionnelle est supprimée après départ, la récupération nécessite des étapes supplémentaires.
Insight final : My Arkevia transforme l’archivage RH en service accessible et traçable, mais l’efficacité dépend de l’intégration technique et des pratiques de nommage et d’organisation adoptées par l’employeur.
Accès, inscription et connexion à My Arkevia : guide pratique pour s’inscrire
L’accès à My Arkevia exige que l’employeur ait contractualisé la fourniture du service. Sans ouverture de compte par la DRH, l’inscription individuelle n’est pas possible. La procédure standard débute par une invitation envoyée à l’adresse e‑mail du salarié, puis par la création d’un identifiant et d’un mot de passe robuste.
Étapes détaillées
Les étapes de création de compte sont simples et rapides : accéder au portail officiel, renseigner un identifiant et une adresse e‑mail valide, définir un mot de passe conforme (12 caractères mini avec variété de caractères) et valider via un lien d’activation qui arrive en général en 2 à 5 minutes. Le processus prend en moyenne 5 à 10 minutes.
Bonnes pratiques de sécurité : activer la double authentification si disponible, utiliser un gestionnaire de mots de passe et vérifier que le courriel d’activation provient du domaine officiel. En cas d’oubli de mot de passe, le mécanisme de récupération repose sur l’adresse e‑mail déclarée ; il est donc conseillé d’enregistrer une adresse personnelle pérenne.
Scénarios et alternatives
Scénario courant : un salarié reçoit un identifiant temporaire lors de son embauche et met à jour son adresse personnelle avant un départ. Alternative : si l’accès n’est pas encore ouvert, la DRH peut fournir un export sécurisé (PDF signé) valable 7 à 30 jours pour traiter une urgence.
Erreurs fréquentes : utiliser des navigateurs obsolètes (requis : Chrome ≥100, Firefox ≥95) ou attendre le dernier moment avant un rendez‑vous administratif. Exemple chiffré : récupérer un bulletin ≤2 Mo en téléchargement instantané prend généralement moins d’une minute hors période de maintenance.
Cas pratique : une employée de « Atelier Lumière » doit présenter un bulletin en banque. En se connectant 15 minutes avant le rendez‑vous, elle génère un lien temporaire valable 24 heures et le prêteur télécharge le document immédiatement, évitant un report.
Limites et incertitudes : en cas de maintenance planifiée (souvent programmée entre 02:00 et 05:00), l’accès peut être interrompu. L’éditeur prévient 48 heures à l’avance, d’où la recommandation de prévoir une marge de 30 minutes avant toute échéance critique.
Insight final : l’inscription est rapide, la sécurité dépend des choix de l’utilisateur (mots de passe, double authentification) et la préparation (adresse personnelle, téléchargement anticipé) évite la plupart des frictions.
Stockage, quotas et gestion des fichiers : choisir la capacité adaptée
La gestion des capacités est souvent sous‑estimée lors du déploiement. Par défaut, chaque utilisateur bénéficie de 100 Mo d’espace, modulable selon l’accord de l’employeur. Les fichiers personnels sont limités à 2 Mo par document, tandis que les envois effectués directement par l’entreprise ne connaissent pas la même contrainte.
Tableau récapitulatif des quotas
| Élément | Valeur par défaut | Option entreprise |
|---|---|---|
| Espace utilisateur | 100 Mo | Jusqu’à 500 Mo |
| Taille max fichier personnel | 2 Mo | Pas de limite pour fichiers envoyés par l’employeur |
| Conservation certifiée | 50 ans | Archivage prolongé sur demande |
Critères pour choisir la capacité : estimer le volume mensuel de documents (bulletins, contrats, justificatifs), fréquence des scans haute résolution, et nombre d’années à conserver. Un ordre de grandeur utile : 200–300 Mo est un bon compromis pour un salarié qui scanne régulièrement des pièces justificatives.
Signes qu’il faut augmenter le quota
- Erreurs fréquentes lors du téléchargement (fichiers refusés).
- Nombre de documents > 500 par an.
- Besoin de conserver des scans en haute définition pour des dossiers juridiques ou d’assurance.
Alternatives si l’espace est insuffisant : compresser les fichiers (PDF optimisé), externaliser les justificatifs non sensibles sur une plateforme interne sécurisée, ou solliciter un quota temporaire auprès du service RH. Chaque option implique un compromis entre liquidité et accessibilité.
Erreur fréquente : confondre limite par fichier et volume total. Conséquence chiffrée : tenter d’uploader un scan de 10 Mo sur un compte limité à 2 Mo provoque un rejet et une perte de temps. Solution : compresser ou scinder le document.
Cas pratique : un manager RH identifie 70 collaborateurs ayant besoin de quotas supplémentaires. Après analyse, l’entreprise choisit d’accorder 200 Mo à 30 collaborateurs et un quota maximal pour 5 cadres, ce qui réduit de 95 % les incidents de téléchargement en 3 mois.
Limites et incertitudes : les options tarifaires varient selon le volume et la durée d’archivage ; il est donc conseillé de demander une simulation avant toute décision. Un coût additionnel de 1 € à 5 € / mois par utilisateur est courant pour augmenter le quota.
Insight final : dimensionner correctement l’espace évite les interruptions et facilite la gestion documentaire ; prévoir un quota légèrement supérieur au besoin estimé est une stratégie pragmatique.
Partage, droits d’accès et collaboration : paramétrer sans erreur
Le partage granulaire est l’un des points forts de My Arkevia. Chaque document peut être partagé avec des droits distincts : lecture seule, modification, téléchargement ou suppression. Les durées de partage sont flexibles (1 heure à 30 jours), ce qui aide à maîtriser la diffusion.
Procédure et critères de choix
La décision sur les droits dépend du but : lecture seule pour un justificatif bancaire, droit de modification pour un contrat en négociation, droit de suppression réservé au gestionnaire RH. Attribuer une durée courte (par exemple 24 heures) pour des échanges urgents limite les risques de fuite.
Bonnes pratiques : restreindre l’accès à une adresse e‑mail précise, activer la traçabilité des téléchargements et conserver une copie locale si nécessaire. Ces règles réduisent les allers‑retours d’e‑mails et améliorent la transparence.
Exemple concret
Un collaborateur doit transmettre un contrat modifiable à un avocat. Il configure un partage « modification » pour 72 heures, restreint l’accès à l’adresse e‑mail de l’avocat et active le suivi des téléchargements. Résultat : gain de temps, moins d’e‑mails et meilleure preuve d’échange.
Erreur fréquente : accorder trop de droits à une personne externe. Conséquence : modification non souhaitée ou suppression accidentelle. Alternative : générer un PDF signé ou un lien protégé par mot de passe pour limiter les risques.
Liste d’étapes pour un partage sécurisé :
- Identifier l’objectif du partage.
- Choisir la durée la plus courte compatible.
- Limiter l’accès à des identifiants précis.
- Activer la traçabilité et conserver un historique.
Limites : si le quota est atteint, le partage peut échouer ou nécessiter une action RH. En cas d’urgence, la DRH peut fournir un export sécurisé. Les incertitudes techniques (p. ex. compatibilité d’un format) se résolvent généralement par conversion en PDF.
Insight final : paramétrer les droits en fonction du résultat attendu évite les erreurs de confidentialité et rationalise la collaboration.
Sécurité, conformité RGPD et garanties techniques de conservation
La sécurité des données et la conformité au RGPD sont des piliers pour toute solution d’archivage. My Arkevia combine chiffrement au repos et en transit, horodatage, signature électronique et journaux d’audit pour assurer une piste probante.
Mécanismes techniques
Le chiffrement AES‑256 protège les fichiers stockés, tandis que TLS sécurise les échanges. Les journaux d’audit enregistrent systématiquement qui a accédé à quel document et à quel moment. En cas d’incident cyber, la procédure prévoit des notifications sous 72 heures et une assistance pour rétablir l’accès sécurisé.
Horodatage et signature électronique renforcent la valeur juridique des documents. En pratique, ces fonctions permettent de présenter des preuves solides lors d’un contrôle fiscal ou d’un litige social.
Cas pratique et distinction des garanties
Lors d’un contrôle, une PME a présenté ses archives horodatées et signées, évitant une longue recherche papier. Ici, la garantie « conservation » est fournie (50 ans), la probabilité de Rejet par l’administration est faible si les conditions d’archivage sont respectées, mais la variable dépend du respect des processus internes (naming, dépôt régulier).
Limite réglementaire : si le cadre juridique évolue, l’éditeur communique et propose des migrations. Incertitude opérationnelle : la localisation des centres de données peut poser question pour certains secteurs réglementés ; vérifier les engagements contractuels est recommandé.
Insight final : la combinaison de chiffrement, horodatage et journaux d’audit transforme la sécurité technique en avantage juridique concret.
Automatisation, intégrations et impact sur la productivité RH
My Arkevia ne se limite pas au stockage : il s’inscrit dans des flux automatisés. L’intégration avec les SIRH et les logiciels de paie permet d’automatiser l’upload des bulletins, d’envoyer des notifications et de générer des exports pour la comptabilité.
Intégrations techniques et API
Les connecteurs ou API permettent de pousser automatiquement les fichiers. L’authentification via clé API, oAuth ou certificats X.509 restreint les accès aux interfaces autorisées. Les logs d’échange garantissent la traçabilité des transferts.
Analyse de données : l’exploitation des métadonnées (fréquence de consultation, types de documents les plus demandés) offre un levier pour optimiser les politiques RH et prioriser les formations. La personnalisation des vues améliore l’interface utilisateur pour différents profils (salarié, manager, RH).
Cas d’usage : gains mesurables
Atelier Dupont a automatisé l’envoi des bulletins le jour de paie. Le résultat : diminution de 40 % des sollicitations RH pour des demandes de duplicata et un gain de temps conséquent sur les tâches administratives. L’automatisation réduit aussi le risque d’erreur humaine lors de l’envoi.
Limites : la mise en place requiert une phase de tests et peut nécessiter l’intervention d’un intégrateur. Incertitudes : la compatibilité entre versions de logiciels de paie et les API peut varier selon les éditeurs.
Insight final : en intégrant My Arkevia au SIRH, la gestion documentaire devient un processus fluide qui libère du temps pour des projets RH stratégiques.
Récupérer ses documents après un départ : scénarios pratiques et recommandations
Les documents déposés dans le coffre‑fort sont la propriété du salarié et restent accessibles après le départ, sous réserve de pouvoir récupérer l’accès. La précaution la plus efficace consiste à mettre une adresse personnelle à jour et à télécharger les pièces essentielles avant la fin du contrat.
Scénarios possibles
Scénario 1 : l’entreprise et le nouvel employeur utilisent la même plateforme — les nouveaux bulletins s’ajoutent automatiquement. Scénario 2 : l’ancien employeur est le seul utilisateur — l’accès aux anciens documents reste mais les nouveaux bulletins sont fournis autrement. Scénario 3 : perte d’accès — la récupération passe par le support technique et requiert souvent des justificatifs d’identité.
Conseil pratique : avant un départ, générer un export sécurisé des documents clés et vérifier que l’adresse personnelle est bien enregistrée. Si l’utilisateur préfère, la DRH peut fournir un export PDF horodaté.
Un dernier point opérationnel : la fonction de partage temporaire (1 heure à 30 jours) est idéale pour transmettre des pièces à une banque ou une administration lors d’un déménagement ou d’une demande urgente.
Insight final : anticiper la migration et maîtriser les options de partage réduit considérablement les frictions liées à un changement d’employeur.
Tarifs, support client, comparatif et alternatives à My Arkevia
Le modèle économique varie selon le volume et les options choisies. L’accès standard est souvent fourni gratuitement par l’employeur au salarié. Les options payantes incluent l’augmentation de quota, l’archivage prolongé et des prestations avancées d’audit.
Fourchettes observées : quota supplémentaire (150–500 Mo) entre 1 € et 5 € par utilisateur et par mois. L’archivage sur 50 ans est souvent facturé selon le volume et fait l’objet d’un forfait distinct.
Support client : un support réactif simplifie la récupération d’accès, l’intégration et la formation. Les retours mentionnent une qualité globalement satisfaisante, avec des demandes d’amélioration sur l’ergonomie et la gestion des notifications massives.
Comparatif et alternatives : d’autres coffres‑forts numériques existent ; il est conseillé de comparer les SLA, la localisation des données et les possibilités d’intégration SIRH. Pour un panorama commercial, consulter une page descriptive telle que solution Arkevia pour entreprises ou le guide Arkevia pour RH pour une vue pratique des services proposés.
Limites et perspectives : des améliorations attendues incluent l’indexation automatique et l’extraction de données. L’avenir devrait voir une montée en puissance de l’analyse de données intégrée et des assistants de recherche.
Insight final : évaluer le coût total (espace, options et assistance) est préférable à un calcul purement tarifaire ; la valeur réside aussi dans le temps gagné et la réduction du risque juridique.
Comment savoir si mon entreprise propose My Arkevia ?
Vérifiez auprès du service RH : l’accès dépend d’un contrat signé avec l’éditeur. Le service RH peut fournir une invitation et les modalités d’inscription.
Quelle est la taille maximale d’un fichier personnel ?
La limite recommandée est de 2 Mo par fichier personnel. Les documents transmis directement par l’entreprise peuvent ne pas être soumis à cette limitation.
Peut‑on partager un document temporairement ?
Oui. La plateforme permet de définir une durée de partage (1 heure à 30 jours). Il est conseillé d’utiliser cette option pour les échanges urgents.
Que faire si j’oublie mon mot de passe ?
Utiliser la procédure de récupération via l’adresse e‑mail d’inscription. Si l’adresse n’est plus accessible, contacter le support client d’Arkevia avec une preuve d’identité.
Les documents restent‑ils accessibles après départ ?
Oui. Les documents déposés dans le coffre‑fort restent la propriété du salarié et demeurent accessibles, sauf complications liées à l’adresse e‑mail de contact. Anticiper la mise à jour de l’adresse personnelle avant le départ évite la plupart des problèmes.
